為進一步加強學院會議室服務工作，規范使用流程，特制定以下管理規定：

一、會議室用于學院舉行各種會議，舉辦各種活動和對外接待使用。

二、會議服務辦公室設在后勤保障中心，中德樓會議室經校長辦公室同意方可使用。

三、會議室實行會議預約制度，各部門如需使用會議室須提前1天報學院會議服務辦公室預約并填寫《會議室使用申請單》（包括開會時間、主辦單位、會議內容、會場布置要求等），以便合理安排使用。

四、會議室實行先登記先使用的原則，發生沖突時，使用部門自行協商解決。

五、使用部門（二級學院）人員應愛護各類會議設施設備，不得自行開關會議設備。如需使用會議設備，由會議服務人員進行操作，懸掛橫幅應在會議服務辦公室的指導下進行。

六、工作人員或非工作人員未經許可不得隨意進入會議室。

七、會議室內禁止吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物、廢物、飲料瓶等，禁止亂動桌椅，參會人員須保持會議室的清潔、衛生。

八、會議服務人員間段性為參會人員進行倒水，嚴禁以任何形式向外泄露會議內容。會議完畢及時收拾歸納會議用品，關閉電源，鎖閉會議室房門。

九、參會人員如借用會議室物品應及時歸還，恢復原位，損壞照價賠償。會議室不對外出租出借，不對學生開放，因桌椅屬特殊物品不外借。